Dicas para liderar equipes remotas

Estratégia de Liderança e excelência organizacional.

Imagine o nível de engajamento, desempenho, conexão com a missão e resultados da sua equipe podem ser afetados…

– Veja como os gestores podem liderar melhor equipes apesar do distanciamento.

Estas dicas valiosas foram obtidas em leituras de artigos, recentes conversas com líderes de várias empresas e minhas anotações das sessões de coaching e mentorias para executivos.

Cada ação requer tempo, atenção e consistência. Mas acredite, sua equipe vai agradecer.

Os desafios ao trabalho remoto incluem:

• Falta de supervisão face a face (ausência de feedback, dificuldades para compreender uma tarefa…)

• Falta de acesso às informações

• Distrações em casa

• Problemas gerados pela falta (perda gradativa) de empatia

1. É sempre preferível estabelecer com antecedência políticas claras. O trabalho remoto se torna mais eficiente e satisfatório quando todos estabelecem expectativas quanto à frequência, meios e momento ideal de comunicação. Por exemplo, “videoconferência para reuniões diárias, mensagens instantâneas quando algo é urgente”. Estabeleça os melhores horários do dia para contatos entre líderes e funcionários. E certifique-se de que os colegas estão compartilhando informações conforme necessário. Importante alertar sobre os horários inconvenientes (onde a comunicação deve ser evitada).
2. Ferramentas como Zoom, Skype, Google Hangouts e Microsoft Teams são boas opções. É preciso assegurar que todos tenham o treinamento adequado para a opção escolhida. Equipes remotas precisam de laptops, WiFi, fones de ouvido e webcams. Prepare a equipe para o sucesso.
3. Nem todos podem dispor de um local adequado para as reuniões. O líder precisa saber a realidade de cada membro da equipe. Seja flexível, remova o máximo de obstáculos possível.
4. Sempre tivemos uma agenda fixa para as reuniões de alinhamento ou treinamento. Às sextas feiras, das 14 às 16:30 era a nossa preferência. As interações individuais eram agendadas segunda-feira, normalmente com 30 minutos de duração.
5. Contatos com clientes (presencial ou por telefone) realizados pela equipe de vendas eram incluídas na agenda de cada um. Exemplo: nome da empresa, nome do contato, objetivo do contato, resultado e objetivo do próximo contato. Nas equipes de Marketing, Laboratório, e outros bastava incluir na agenda as principais atividades realizadas.

Importante também era a orientação para o planejamento das atividades (da semana ou do mês, dependendo da função).

As agendas eram compartilhadas entre todos. – Nada de agenda secreta! 

6. Super comunique. A comunicação exagerada é fundamental quando se trata das tarefas, deveres, responsabilidades e resultados desejados da equipe. Em um ambiente de trabalho normal, a falta de comunicação já pode ser um desafio. Mas quando os funcionários estão trabalhando remotamente – e agora potencialmente focados em tarefas e objetivos novos ou diferentes, a comunicação é fundamental.

7. Gerenciar expectativas. Isso é sempre um imperativo, mas se tornou cada vez mais importante. Muitos tiveram as atividades alteradas (algumas significativamente), que afetam a capacidade e a motivação … e, portanto, o desempenho e os resultados. Defina expectativas claras e solicite feedback para garantir o alinhamento. Não presuma que cada um entende onde precisa concentrar sua energia.

8. Foco nos resultados, não na atividade. Definir claramente as metas e os resultados desejados e permitir que os funcionários (que tenham o treinamento e os recursos para executar) desenvolvam um plano de execução aumenta a criatividade e engajamento.

9. Definir o PORQUÊ é sempre crítico para conectar emocionalmente os funcionários à missão. Mas em um novo campo de batalha, com novas iniciativas, novos inimigos e grandes quantidades de incerteza e complexidade, garantir que todos conheçam o propósito geral e seu papel para alcançar o sucesso é a base do alto desempenho para equipes remotas.

10. Incentive interações sociais remotas… happy hours virtuais (de preferência não antes das 9h!), café da manhã, festas com pizza e sessões de reconhecimento. Embora possam parecer um pouco forçados e inautênticos, pesquisas (em grande parte derivadas das melhores práticas de gerentes que lideraram equipes remotas por longos períodos) mostram que isso realmente funciona. Minha recomendação é reservar tempo durante as reuniões já agendadas para conversas e atividades não relacionadas ao trabalho.

11. É importante que os gerentes reconheçam o estresse, ouçam as ansiedades e preocupações dos funcionários e tenham empatia. Pesquisas sobre inteligência emocional e contágio emocional nos dizem que os funcionários procuram seus gerentes em busca de ajuda sobre como reagir a mudanças repentinas ou situações de crise. “Calma é contagiosa”. Mas adivinha? O pânico também.

12. Orientar mais do que gerenciar. Os melhores gerentes orientam e treinam mais do que “administram”. Eles também entendem as nuances e diferenças não tão sutis entre as disciplinas de liderança e gestão. E só porque estamos em meio à volatilidade, complexidade e ambiguidade, isso não significa que paramos todo e qualquer esforço no desenvolvimento de nossas equipes – e de nós mesmos. Às vezes, isso requer ajuda externa, novas iniciativas e reserva de tempo.

Renato Alahmar – Liber Pessoas e Negócios

Setembro – 2020